« Une méthode qu’on n’a jamais appliquée n’est pas une méthode — c’est une lecture. Cette capsule existe pour une seule raison : que vous sortiez du module avec un plan CONSTRUIT, pas avec un souvenir. Prenez 20 minutes au calme, l’outil dans un onglet, l’énoncé dans l’autre. C’est le meilleur investissement du module. »
Section 01Le cas : Menuiserie Comte, Fribourg — 9 personnes, 11 outils
Votre mission : le plan d’espace Notion de la Menuiserie Comte
L’entreprise. Menuiserie familiale à Fribourg, 9 personnes : le patron (Damien Comte), son associée responsable admin (Sylvie), 2 chefs d’atelier, 5 poseurs/menuisiers. CA ~1,8 M CHF. Spécialité montante : l’agencement de restaurants et hôtels (60 % du CA), plus du sur-mesure pour particuliers.
Le chaos actuel (l’audit — capsule 1 — donne ceci) : les clients vivent dans un Excel de Sylvie ET le carnet de Damien ET les contacts de son téléphone (3 versions divergentes). Les chantiers se suivent sur un tableau blanc à l’atelier (photographié le soir « au cas où ») + WhatsApp. Les tâches : à l’oral, au café de 7h. Les décisions des réunions de chantier : nulle part (déjà deux commandes d’aciers passées en double le mois dernier — 3 400 CHF de surplus). Les plans et procédures de pose : dans les têtes des deux chefs d’atelier — dont l’un part à la retraite dans 18 mois. Les devis/factures : logiciel comptable OK (la fiduciaire y tient), mais AUCUN suivi des impayés — 47 000 CHF d’encours découverts lors du dernier bouclement, dont deux factures oubliées depuis 5 mois.
La douleur n°1 déclarée par Damien : « Je ne sais jamais où en sont mes chantiers sans appeler quelqu’un — et on perd des sous sur les factures qu’on oublie. »
Votre mission (20 min) :
1️⃣ Ouvrez le 🛠 Constructeur d’espace Notion PME et remplissez-le AVEC les données du cas : activité, taille, processus à couvrir (à vous de choisir lesquels cocher — relisez le chaos ci-dessus), nombre d’outils remplacés, douleur n°1.
2️⃣ Générez le plan et copiez-le.
3️⃣ Complétez-le avec 3 décisions que l’outil ne prend pas à votre place : (a) par QUELLE base commencer en semaine 1 et pourquoi, (b) quel outil actuel TUER en premier et comment, (c) quelle est l’urgence « capsule 4 » cachée dans ce cas (indice : 18 mois).
4️⃣ Comparez ensuite avec la correction ci-dessous — sans tricher avant d’avoir fini.
Voir la correction guidée (après avoir fait l’exercice !)
Étape 1 — Les entrées de l’outil. Activité : « menuiserie / agencement restaurants-hôtels » · Taille : 6-15 · Processus à cocher : Clients & ventes ✓, Projets/chantiers ✓, Tâches ✓, Réunions & CR ✓, Procédures & docs ✓, Suivi de facturation ✓ — les six : le cas les justifie tous (3 versions clients, tableau blanc, tâches à l’oral, commandes en double = décisions non tracées, savoir dans les têtes, 47 000 CHF d’encours invisibles). Outils remplacés : 7+ (2 Excel, carnet, contacts téléphone, tableau blanc, WhatsApp, photos, mails). Douleur n°1 : « Suivi des projets » — c’est le mot de Damien (« où en sont mes chantiers ») ; « retrouver l’information » était défendable, mais la douleur formulée par le dirigeant prime : c’est elle qui crée l’adhésion (capsule 3, règle 1).
Étape 2 — Le plan généré. L’outil vous donne les 6 bases avec propriétés, vues et relations, le tableau de bord et le plan 4 semaines. Points à vérifier dans VOTRE copie : la base PROJETS reliée à CONTACTS, la vue « Retards », le rollup total CHF par client, et — décisif ici — la base FACTURATION avec la vue « Impayées » (échéance dépassée + non payée) : c’est elle qui rend les 47 000 CHF visibles chaque matin sur l’accueil.
Étape 3a — Semaine 1 : la base 📁 PROJETS/CHANTIERS (+ l’accueil minimal). C’est la douleur n°1 de Damien — le soulagement immédiat qui fait adopter. AVEC dès la semaine 1 : la vue « Impayées » de FACTURATION en bloc d’accueil (elle ne coûte qu’une base simple et rapporte le plus vite : deux factures de 5 mois se relancent le jour même). TÂCHES vient en semaine 2, reliée aux chantiers — et remplace le café de 7h par une revue de 5 min devant l’écran (E-IA3 L3).
Étape 3b — L’outil à tuer en premier : le tableau blanc (et sa photo du soir). C’est le référentiel le plus dangereux : effaçable, invisible hors atelier, source des doubles commandes. Comment : semaine 1, les chantiers vivent dans PROJETS ; le tableau blanc reste UNE semaine en miroir (transition), puis affiche uniquement « → Notion » ; les 3 fichiers clients (Excel, carnet, téléphone) fusionnent dans CONTACTS en semaine 2 — Excel de Sylvie archivé en lecture seule, carnet rangé au tiroir.
Étape 3c — L’urgence cachée : le chef d’atelier qui part dans 18 mois. Son savoir (plans, procédures de pose, tours de main) est le « demande à Jacques » du cas (capsule 1, risque humain). La base 📚 DOCS n’est donc PAS optionnelle ici : dès la semaine 3, une procédure par semaine, rédigée en 20 min (dictée + IA, méthode E-IA3 L1 — la boucle entre formations). 18 mois × 1 procédure/semaine ≈ 70 fiches : la retraite devient une passation, pas une amputation.
Barème d’auto-évaluation : 6 processus cochés et justifiés (3 pts) · douleur n°1 = suivi projets, argumentée (2 pts) · semaine 1 = PROJETS + vue Impayées (2 pts) · tableau blanc tué avec méthode de transition (1,5 pt) · urgence DOCS/retraite identifiée (1,5 pt). ≥ 7/10 : vous êtes prêt pour votre propre plan. < 7 : relisez capsules 3 et 4, puis refaites l'exercice — l'outil est réutilisable à volonté.
Maintenant, le vrai cas : le vôtre. Refaites exactement la même démarche avec VOTRE audit de la capsule 1 : outil → plan → les 3 décisions (base de départ, outil à tuer, urgence cachée). 20 minutes — et vous sortez du module avec votre plan de migration personnel, prêt pour lundi.
Section 02Votre fiche : la check-list de lancement (semaine par semaine)
Check-list de lancement du hub (à coller… dans Notion)
LANCEMENT HUB NOTION — [Entreprise] — démarré le : ...... AVANT (fait dans ce module) □ Audit d'éparpillement rempli (capsule 1) □ Plan d'espace généré par l'outil + mes 3 décisions : Base de départ : ............ (= douleur n°1) Outil tué en 1er : ............ Urgence cachée : ............ SEMAINE 1 □ Créer la base « douleur n°1 » (fiche 7 étapes, capsule 2) □ 5 entrées RÉELLES saisies □ Accueil minimal : 2 vues filtrées + liens □ L'utiliser EN RÉEL toute la semaine (moi d'abord — exemplarité) SEMAINE 2 □ 2e base + relation vers la 1re □ Basculer l'équipe : 15 min de démo en réel, pas de doc □ TUER l'ancien outil n°1 (archive lecture seule) □ Conventions v1 affichées sur l'accueil (fiche capsule 4) SEMAINE 3 □ Bases restantes (selon plan outil) + vues par rôle □ Migrer le VIVANT uniquement (clients actifs, projets en cours) □ Droits : qui édite quoi — le sensible en espace séparé SEMAINE 4 □ Bilan d'usage : bases/vues jamais ouvertes → simplifiées ou supprimées □ 2e outil tué □ 3e outil tué □ Rituels installés : revue hebdo 15 min + revue mensuelle d'usage □ Mesure avant/après : les 3 questions-test (capsule 1), chronométrées RÈGLES PERMANENTES □ Une info = UN endroit □ Tâche = QUI + QUAND □ On n'ajoute pas sans tuer □ Automatisation : pas avant 3 mois (M24)
✓ Copié !
Section 03Vidéo : construire un CRM dans Notion (en français)
Pour finir en pratique : cette vidéo en français construit un CRM complet dans Notion — exactement le type de base que votre plan prévoit. Regardez-la en construisant EN PARALLÈLE la première base de votre propre plan : c’est votre semaine 1 qui commence.
Section 04Quiz final — 10 questions (sur l’étude de cas et le module)
1. Dans le cas Comte, pourquoi la douleur n°1 retenue est-elle « suivi des projets » plutôt que « retrouver l’information » ?
2. Les deux commandes d’aciers passées en double (3 400 CHF) révèlent l’absence de quelle base ?
3. Les 47 000 CHF d’encours découverts au bouclement se traitent par…
4. Quel outil actuel de la menuiserie fallait-il tuer en premier ?
5. L’« urgence cachée » du cas Comte, c’est…
6. Pourquoi fusionner les 3 fichiers clients (Excel, carnet, téléphone) dans CONTACTS dès la semaine 2 ?
7. Dans le plan 4 semaines appliqué au cas, le café de 7h (tâches à l’oral) devient…
8. Que mesure-t-on en semaine 4 pour prouver que le hub fonctionne ?
9. Pour VOTRE entreprise, la démarche complète du module est :
10. Vous avez terminé le module. La toute première action, concrètement ?
Le fil complet du module
- C1 : l’éparpillement coûte ~20 % du temps — l’audit le photographie et désigne la douleur n°1.
- C2 : 5 concepts (blocs, pages, bases, propriétés, vues) + relations — et la fiche « base propre en 7 étapes ».
- C3 : le hub PME en 5 bases reliées + accueil — construit une base par semaine, en tuant les anciens outils.
- C4 : les 6 tueurs sont organisationnels — conventions affichées, exemplarité, revue d’usage mensuelle.
- C5 : le cas Comte résolu avec l’outil plateforme — et VOTRE plan généré : la base n°1 se crée cette semaine. 🎓
« Si vous trouvez qu’une formation coûte cher, vous n’imaginez pas le prix de ne pas la faire. »